Contar con informes que me permiten tener una visión general de lo que pasa en la compañía me ha permitido observar con mayor claridad cuáles son los puntos fuertes y débiles del trabajo que realizamos.
Sin embargo, en este mundo tan cambiante, es necesario tener un proceso de revisión que nos permita revisar estos informes de manera periódica.
Y al tener información actualizada y detallada sobre lo que está pasando, es más fácil actuar para beneficio de la compañía.
Después de contar con un sistema que nos permitiera tener informes detallados y personalizados a la venta y arrendamiento de bienes inmuebles, me di cuenta de que no todos los informes debían revisarse con la misma frecuencia, ya que algunos debían revisarse cada semana y otros cada mes. Así que separé los informes según la frecuencia en que debían revisarse.
De forma semanal, decidí revisar los siguientes informes: prospectos nuevos, visitas nuevas, cantidad de oportunidades activas (posibles ventas) y ventas completadas.
Y de forma mensual, estos requerían atención: conversión (de las nuevas oportunidades que tenemos, cuántas se han convertido en clientes) y origen de los prospectos (cómo encontramos a los prospectos o cómo ellos nos encontraron).
Establecí las revisiones semanales para los jueves ya que la mayor parte de la semana estaba terminada, pero aun así tenía el viernes en caso de que hubiera algún asunto urgente que debiera resolverse.
Programé las revisiones mensuales para el tercer día de cada mes para que todos tuvieran tiempo de cerrar el mes.
Tener un proceso de revisión establecido resultó en que fuera imposible que volviera a olvidar realizar tales revisiones. Con el nuevo proceso en marcha, siempre supe qué estaba pasando y la información era lo suficientemente oportuna para cambiar o mejorar con rapidez la forma en que administrábamos las ventas.
