Organizar tu empresa es mucho más fácil si creas procesos para todas las partes principales de tu compañía.
Los más comunes son los procesos recurrentes, que son los procesos que programas a intervalos constantes. Pueden ser diarios, semanales o mensuales, por ejemplo.
Aquí podrías programar el pago de impuestos mensual, conciliar tus cuentas bancarias o enviar una carta semanal a tus clientes.
Implementar procesos recurrentes tiene muchos beneficios. Primero, ahorras tiempo. Cuando estés estructurando tus procesos recurrentes, la idea es seguir lo que se conoce como el principio OHIO: Hazlo solo una vez (Only Handle it Once, en inglés).
Como su nombre lo indica, no desperdicias tiempo iniciando una tarea, interrumpiéndola y continuando después, sino que lo haces hasta completarlo una vez que empezaste a trabajar en ello.
Por tanto, cada cierta cantidad de tiempo, te concentras en esa área en específico una vez.
Los procesos recurrentes permiten que establezcas rutinas, ya que conoces qué día trabajarás en cierto proceso.
Por tanto, tú y tu equipo pueden planear su horario. Pueden ayudarte a organizar mejor a tu equipo de contabilidad, por ejemplo. Si alguien tiene una pregunta relacionada con los ingresos y tu contadora sabe que ese trabajo normalmente lo hace el día siguiente, podrá colocarlo en sus pendientes del día siguiente para resolver el asunto con más eficacia.
Otro beneficio es que nunca olvidarás nada. Tener este tipo de procesos te ayuda a sistematizar las tareas que no se realizan tan seguido. Puedes tener una tarea anual para la limpieza de documentos que archivas o que son antiguos, así como para clasificar y organizar los nuevos. Además, los pagos o los boletines que solo salen dos veces al año pueden añadirse a procesos. De esta forma nunca olvidarás las actividades importantes pero poco frecuentes. Te deseo mucho éxito organizando tu empresa.
