Reuniones bien planeadas

Las reuniones de equipo para administrar los proyectos pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. También pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto con reuniones bien planeadas.

Se debe preparar una agenda con anticipación. Esto da estructura al uso del tiempo y a los puntos de los que se hablará. Si no hay puntos claros, la reunión se desviará del tema y se desperdiciará tiempo valioso. Una agenda también sirve como mecanismo para garantizar que la meta de la reunión se cumpla.

Para garantizar que el proyecto está avanzando, se debe conversar sobre las acciones que se han tomado antes de la reunión y sobre el progreso general del proyecto o las metas que ya se han alcanzado.Si estos puntos no se incluyen, puede que queden relegados, y meses después probablemente descubrirás que una acción importante no se llevó a cabo por falta de comunicación.

Usa estas reuniones como tu sistema para garantizar que el conocimiento se pase a los demás. Tratamos de incluir a personas de experiencia junto con los miembros más nuevos. Los últimos se benefician del conocimiento que los primeros pasan al resto del grupo, y el grupo entero se beneficia de la perspectiva fresca de los miembros nuevos que aportan sus puntos de vista a la discusión. Documenta todo lo que hayas aprendido y que aplicarás en el futuro.

Se comparte mucho conocimiento en estas reuniones, así que lo mejor que puedes hacer es encontrar una forma de absorber las mejores prácticas en los sistemas/procesos/documentos de la compañía. De esta forma, la información se quedará en la compañía de forma permanente para referencias futuras.