En una compañía, la desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento.
Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios.
Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.
En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas.
Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.
Ya vamos a la mitad del proyecto, y hemos encontrado errores pequeños que evitaban que las operaciones de la compañía funcionaran de forma fluida.
Descubrimos contenido en los procesos que ya no era aplicable, como los nombres de antiguos empleados o equipos y hasta procesos duplicados. También tuvimos que mejorar parte del formato para que las tareas fueran más fáciles de entender.
La única forma de evitar que los errores se acumulen con el tiempo es planear revisiones recurrentes para evaluar todos los procesos programados en la compañía.
Como un jardín, los procesos necesitan limpieza de la mala hierba, agua y mantenimiento. Un jardín hermoso no aparece de la nada; requiere mucho trabajo y cuidados. Es por esto que una revisión detallada una o varias veces al año es vital.
Realizar este trabajo de mantenimiento es esencial para que tu compañía siga avanzando sin estorbos que podrían detener tu progreso. Este evitará la acumulación de errores importantes y te ayudará a detectar cambios urgentes a tiempo.
La compañía funcionará de mejor manera y el resultado final habrá valido la pena.
