Estandarizar el formato y otros elementos distintivos de nuestros procesos en mi compañía, Celaque, ha tenido un impacto positivo en la productividad y el orden. Esto ha hecho que sea más fácil entender y utilizar los procesos para todas nuestras operaciones. Estandarizamos el formato que usamos en todos los procesos para que sean lo más uniformes posible. Con las directrices que desarrollamos para el equipo, nos aseguramos de que los estándares se mantengan en el futuro.
Por ejemplo, algunos de nuestros procesos deben separarse en varias subsecciones. En un proceso de cierre contable puede haber una sección de conciliaciones bancarias y otra de estados financieros. Cada uno de estos segmentos tiene su propio título, que está subrayado. Al hacer una evaluación de nuestros procesos, encontramos una gran discrepancia en la estructuración de secciones entre departamentos: algunos títulos tenían negritas, otros no tenían formato y algunas secciones estaban unidas.
Organizar las fechas también es importante. Por ejemplo, la primera persona que trabaja en la tarea tendrá una fecha para completarla. La siguiente persona que revisará, hará su tarea el día siguiente. Finalmente, el miembro del equipo que realiza la revisión general lo hará el día siguiente. Los procedimientos se reflejan en las fechas distintas.
También nos aseguramos de que las tareas no estén amontonadas para que no se sobrepongan. A veces, agrupar más de un proceso es inevitable, como en el caso de los cierres mensuales. Intentamos reducir la carga de trabajo al dejar espacio entre algunas acciones o las movemos a días menos pesados.
La motivación detrás de este proceso de estandarización es darles a nuestros usuarios internos un producto más fácil de usar. Además, es más fácil mantener un catálogo de procesos de toda la compañía y analizar la funcionalidad de nuestro sistema.
Por ejemplo, algunos de nuestros procesos deben separarse en varias subsecciones. En un proceso de cierre contable puede haber una sección de conciliaciones bancarias y otra de estados financieros. Cada uno de estos segmentos tiene su propio título, que está subrayado. Al hacer una evaluación de nuestros procesos, encontramos una gran discrepancia en la estructuración de secciones entre departamentos: algunos títulos tenían negritas, otros no tenían formato y algunas secciones estaban unidas.
Organizar las fechas también es importante. Por ejemplo, la primera persona que trabaja en la tarea tendrá una fecha para completarla. La siguiente persona que revisará, hará su tarea el día siguiente. Finalmente, el miembro del equipo que realiza la revisión general lo hará el día siguiente. Los procedimientos se reflejan en las fechas distintas.
También nos aseguramos de que las tareas no estén amontonadas para que no se sobrepongan. A veces, agrupar más de un proceso es inevitable, como en el caso de los cierres mensuales. Intentamos reducir la carga de trabajo al dejar espacio entre algunas acciones o las movemos a días menos pesados.
La motivación detrás de este proceso de estandarización es darles a nuestros usuarios internos un producto más fácil de usar. Además, es más fácil mantener un catálogo de procesos de toda la compañía y analizar la funcionalidad de nuestro sistema.
