Comunicación Interna

Una intranet es como una red de Internet en una menor escala. La diferencia entre ambas es que las intranets son redes privadas y la información que en ellas reside solo puede ser accedida dentro de la red de la empresa u organización a la que pertenece; mientras que Internet es abierta a millones de usuarios.

En opinión de la ingeniera en sistemas Claudia Cortez, las intranets son redes de área local, conocidas como redes LAN, (Local Access Network, por sus siglas en inglés).

Su principal ventaja radica en que, además de permitir compartir información de forma rápida entre los equipos conectados, permite a los usuarios compartir recursos (impresoras o escaner) optimizando el trabajo dentro de la empresa.

Ejemplo: si una empresa tiene 20 computadoras y no dispone de una intranets y los usuarios de esas 20 computadoras necesitan imprimir sus reportes todos los días, la empresa tendría que contar con una impresora para cada uno; pero si dispone de una intranet las 20 computadoras conectadas en la red pueden utilizar una misma impresora.

'Las intranets, debido a su gran parecido en funcionamiento con Internet, utilizan el protocolo TCP/IP (Protocolo de Control de Transmisión), estos permiten garantizar la comunicación entre equipos sin importar que sistema operativo esté utilizando, lo que permite enlazarlos y comunicarse entre sí', agregó Cortez.

Seguridad

Un punto clave que no se puede pasar por alto es la seguridad. Cualquier intranet lleva consigo distintos niveles de seguridad, que dependerán del perfil del usuario, la relevancia del puesto que este tenga dentro de la organización, así se mantendrá un control de accesos y asegurar que cada persona pueda ver únicamente lo que le corresponde.

Visto desde una perspectiva funcional, el parámetro de clasificación que se considera para una intranet es la función a la que sirve; en este caso, encontramos las que apoyan a la toma de decisiones, control y gestión, y aquellas que apoyan a la parte operativa y administrativa de la empresa.

Las primeras aportan información relevante para el ciclo gerencial de la empresa en sus funciones de decisión, control y gestión; mientras que las segundas sirven con mayor propiedad a las funciones operativas de la empresa.

Software y Hardware

El ingeniero en sistemas de la Universidad Tecnológica Centroamericana (Unitec), Jorge Reyes, dijo que para la instalación de una intranet se necesita tanto del hardware como software.

Hardware

- Servidor web, hay variedad de modelos de servidores que se pueden instalar, así como el número de los mismos que varían dependiendo de las necesidades de la organización.

- Una red

- Terminales o computadoras de los usuarios.

Software

- Sistema operativo de los servidores y terminales.

- Protocolo de comunicación, el más utilizado es TCP/IP.

- Programas para desarrollo.

- Navegadores o browser.

Reyes aseguró que el costo de un software es mínimo, existen programas gratuitos para web, por ejemplo, servidores apache, transferencia de archivos, correo electrónico. También existen sistemas operativos de red que son gratuitos tanto para el servidor principal como para las computadoras de los usuarios.

En todo caso, si la organización decide utilizar software propietario, por ejemplo Windows, el costo se incrementará de acuerdo al valor de las licencias tanto del sistema operativo del servidor como de las terminales.

Los navegadores, que nos sirven para visualizar la información, son programas gratuitos en general, por ejemplo: Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome.

El costo del hardware se relaciona a la cantidad y modelos de computadoras que la organización desee instalar. Además, se debe incluir el costo del cableado de la red, así como equipo de telecomunicaciones como switches, hubs y routers.

Tipos de intranets

Pasivas. Son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir que no permiten el acceso a los datos y solo posibilitan desplegar información estática en la pantalla.

Activas. Son interactivas y dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del usuario.

Ventajas

- Nuevas formas de colaboración y acceso al sistema.

- Aumento en la eficiencia y productividad de la organización.

- Reducción de costos (ahorrando tiempo y dinero).

- Optimiza la comunicación.

- Mantiene un mayor flujo de información entre los miembros de la empresa, lo que optimiza la toma de decisiones.

- Capacidad para compartir recursos de forma rápida.

Desventajas

- El acceso no es siempre fácil.

- Si no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada, no genera valor para la organización, desaprovechando uno de los activos más importantes de la empresa: el conocimiento.

- Solo las computadoras conectadas a esa intranet pueden compartir o recibir información.

En opinión de expertos en sistemas, según el tamaño y la distancia entre nodos, entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet, existen tres tipos:

- LAN:
son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa.

- MAN (Metropolitan Area Network):
este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios.

- WAN (Wide Area Network): tienen un ámbito mundial y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia.