El formato que le damos a los documentos que usamos para nuestro trabajo diario puede tener un enorme impacto en nuestra productividad.
Este es uno de esos elementos que, aunque oculto, puede tener un efecto considerable en tu flujo de trabajo. Ahorrar tiempo es la ventaja más obvia de tener un formato consistente en todos los documentos.
Se pasa menos tiempo tratando de identificar lo que el documento quiere decir al saber dónde encontrar la información necesaria.
Además, si se usa el mismo formato en todas partes, por ejemplo, en todas las hojas de cálculo de la compañía, el usuario sabrá instintivamente qué buscar.
Él o ella podrá rápidamente encontrar el título y reconocer los puntos principales.También ahorras tiempo al momento de crear nuevos documentos. De esta forma sabes dónde está todo y cómo encontrar lo que necesitas.
Si estás preparando una presentación nueva, saber que tendrás una tabla de contenido y que usarás principalmente imágenes, por ejemplo, te ayudará. Puedes empezar con rapidez al llenar los elementos obvios y la presentación quedará lista más pronto.
Si trabajas con un formato consistente, puedes tomar como base la estructura ya predeterminada para no tener que empezar de cero. Con lineamientos consistentes, te asegurarás de que tus documentos e informes sean mejores porque no faltará nada.
El resultado también puede ser más estético. Además, si algo no está acorde con el formato general, sobresaldrá. Por ejemplo, en Excel, si alguien resalta algo y esto no es parte del formato, sabrás que algo anda mal.
Los lineamientos de formato no tienen por qué ser complicados. Son simplemente un conjunto de reglas coherentes para que se pase menos tiempo pensando sobre cómo organizar algo y tú y tu equipo podrán pasar más tiempo en el trabajo que tienes que hacer.
Ahorrarás tiempo valioso y el producto final será consistentemente bueno.
