Para poder mantenerme actualizada con los eventos principales y el trabajo de los departamentos en mi compañía, Celaque, me he valido de una revisión recurrente de indicadores y documentos importantes en forma
de informes.
Crear estos informes no fue una tarea fácil.
Cuando empecé a trabajar en esto en 2013, era gerente de ventas en Alianza, una compañía de desarrollo de bienes inmuebles. Empecé con nuestro software para la administración de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés), que en ese tiempo era Zoho CRM.
El sistema tenía informes preconfigurados, pero debido a la naturaleza de nuestra industria, estos debían modificarse para encajar con nuestros requerimientos. Hay ciertos parámetros que necesitamos y que solo son relevantes al desarrollo de bienes inmuebles.
Algunas de las métricas por las que me decidí fueron: cuántas ventas tuvimos, cuántos prospectos nuevos tenemos, cuántas personas han visitado el proyecto que estamos vendiendo, el número de oportunidades activas (posibles ventas), conversión (de las nuevas oportunidades que tenemos, cuántas se han convertido en clientes), origen de los prospectos (cómo encontramos a los prospectos o cómo ellos nos encontraron).
En el CRM programé los informes para que nos dieran la información que necesitábamos para tomar decisiones. Crear el conjunto final de informes nos tomó algunos meses ya que se basó en varias pruebas y tuve que adaptarlo a las idiosincrasias de l
a compañía.
Por ejemplo, los informes debían filtrarse por ubicación y tipo de producto. Empecé por revisar lo que estaba listo y gradualmente añadí/perfeccioné el resto de los informes hasta que la información
estuvo completa.
Contar con estos informes y tenerlos disponibles siempre que sea necesario ha resultado en muchos beneficios.
Ahora conozco de primera mano cuál es el estado de salud de la compañía y puedo dar respuestas detalladas cuando surge alguna cuestión sobre nuestro desempeño.
