En mi compañía, Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.
Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.
Estas islas pueden surgir durante el crecimiento de una compañía. Antes de tener todo organizado como parte de la estructura general, el trabajo debe completarse y formas redundantes de hacer la misma labor aparecen en diferentes partes de la compañía. Conforme una compañía en crecimiento va implementando una estructura organizacional, es importante colocar todo dentro del esquema general y no dejar nada afuera. Cuando la empresa ha encontrado una estructura organizacional que funciona bien, es momento de buscar las islas restantes.
La estructura organizacional de una compañía nunca se termina. Siempre hay cambios que deben considerarse y la estructura misma puede mejorarse. La compañía se fortalecerá entre más islas pasen de manejarse independientemente hacia la estructura general de la compañía (que incluye sistemas y procesos que se revisan y actualizan constantemente). Eliminar estas islas incrementará la eficacia general de la compañía y reducirá la probabilidad de errores.
