Para que el procedimiento de revisión de un proceso sea efectivo dentro de tu compañía, debe ser detallado.
Por eso, para empezar, todos los procesos deben descargarse y analizarse. En mi compañía usamos Wrike, un software de administración de proyectos para manejar nuestros procesos. Después de recopilar toda la información, puedes organizarla por equipo, función, frecuencia y persona asignada.
Idealmente, cuando programaste por primera vez tus procesos, creaste un archivo maestro que incluye todos tus procesos principales y tareas asociadas. Si no tienes uno, elabora uno y púlelo mientras revisas. En caso de sí tener una base de datos, compara la información que descargaste con el
archivo maestro.
Analízalo todo con las personas involucradas, ya que es una inversión importante de tiempo para cada persona. Los procesos son el motor que mueven a una compañía, y si algo hace falta o es ineficiente, puede resultar en mayores pérdidas de tiempo comparado con el trabajo que se ocupa para preparar los procesos.
Cuando las entrevistas hayan terminado, analiza el producto final y asegúrate de que las cargas de trabajo sean apropiadas. También asegúrate de que haya equilibrio en los días de la semana. Puede que en ocasiones haya más trabajo, pero si esto es apropiado para el puesto, entonces no
hay problema.
Finalmente, haz los ajustes necesarios y actualiza tanto los procesos como el archivo maestro. Asegúrate de eliminar toda la información anticuada/irrelevante y de que todo esté clasificado correctamente.
Es útil que cada equipo ofrezca comentarios sobre la configuración final. A final de cuentas, es el usuario quien debe estar 100% satisfecho con el producto final. Muchas veces, las personas encontrarán errores que no fueron obvios durante la programación.
En otros casos, el diseño no será efectivo y deberá modificarse. Sea como fuere, la retroalimentación hará que el producto final sea mucho mejor.
