TEGUCIGALPA, HONDURAS.-A la gran mayoría de empresas se les acusa de tener el mal de la “reunionitis”.Esa dinámica asamblearia inefectiva donde por un mínimo de una hora los colaboradores se sientan a divagar y procesar no sólo nuevas órdenes, sino reflexiones, consultas y opiniones compartidas que fácilmente se hubiesen podido transmitir mediante un simple correo electrónico.
Pero si no está a su alcance cambiar los métodos de la empresa, enlistamos una serie de claves para sacarles el máximo provecho, ya sea si usted la dirige o es uno de los presentes.
1. Prepare una agenda. Si usted dirigirá la reunión, prepare una agenda breve y concisa de cada tema a tratar y provea de una copia a cada asistente con suficiente anticipación. Esto creará sinergias positivas. Si usted es quien recibe la agenda de puntos a considerar, tome algunos minutos para preparar cualquier detalle que se relacione con los temas agendados y sus responsabilidades en la oficina.
Si es invitado a una reunión y no se le provee agenda, amablemente pida un previo desglose de los puntos a tratar.
| Productividad
El estudio Meetings in America de INFOCOMM encontró que el 50% del tiempo dedicado a reuniones laborales se pierde en redundancias y el 38% de los presentes cesa de prestar atención.
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2. Limite el número de asistentes. Para transmitir información pasivamente existen los memorándums y comunicación interna. En cambio, el propósito de una reunión laboral es la acción, es decir, tomar decisiones y llevarlas a cabo, sin perder tiempo en dar información superflua u obvia. Invite sólo a las personas clave y necesarias que aportarán insumos a los temas a tratar.
3. Controle la duración. Redundar frustra. A todos de hecho. El foco se pierde si no se respeta el tiempo apartado para la reunión y lleva a temas innecesarios y vueltas y vueltas sin propósito.
Comience a tiempo la reunión y respete el horario pactado, terminándola de ser posible unos minutos antes. Eso denotará que usted es una persona organizada. Si se le invita a una reunión, llegue unos cinco minutos antes. Lo mismo aplica para videoconferencias.
4. Tome notas. No vacile en tomar notas breves de cada punto clave, pregunta o sugerencia que cruce por su mente durante la reunión.
Para tal fin, use preferiblemente papel y lápiz y no aparatos electrónicos como su teléfono celular o su computadora. Así no distraerá a los demás asistentes y evitará que alguien piense que usted está en otras actividades. Mantener su teléfono en silencio durante la reunión es también una práctica respetuosa y profesional.
5. Prepare el terreno. Como organizador, usted puede de manera previa hablar con algunos de los invitados clave a la reunión sobre los detalles de temas específicos a tratar. De esa forma ellos estarán mejor preparados y esto adelantará su terreno. Al final, la reunión será exponencialmente más efectiva y todos saldrán con sensaciones positivas.
6. Sea proactivo. El éxito de una reunión se mide por los resultados posteriores, pero si lo acordado no se lleva a cabo, los recursos y tiempos invertidos quedarán en nada.
Dé seguimiento mediante enviar a los implicados un correo electrónico o efectuar algunas llamadas posteriores a la reunión como recordatorio de todo lo acordado, incluyendo los detalles, parámetros y un breve resumen de lo tratado. Eso afinará a cada asistente sobre lo que debe hacer individualmente para contribuir al cumplimiento de establecido durante la reunión.
Las reuniones laborales no tienen por qué ser agobiantes. Maximice el poder de esta imprescindible herramienta laboral para beneficio de su empresa.
Hábito de un exitoso
Jeff Bezos, fundador de Amazon, es conocido por su regla “grupos de dos pizzas”.Jamás convoca una reunión con un número de asistentes mayor al que podría consumir dos pizzas de tamaño normal, y así mantiene en control la cantidad de asistentes.
Sabe manejar bien a sus grupos reunidos y reparte previamente una agenda detallada de todo punto a tratar. Comienza las reuniones con una lectura de dicho memorándum. Luego, da el necesario seguimiento para que la reunión rinda los frutos previstos. No es por nada que se le considera el hombre más rico del mundo según Forbes.
El estudio Meetings in America de INFOCOMM encontró que el 50% del tiempo dedicado a reuniones laborales se pierde en redundancias y el 38% de los presentes cesa de prestar atención.
